Прочие статьи

Планирование изменений

Не так давно мы разбирались в вопросах разработки / актуализации политики в области систем менеджмента, а также постановка целей на следующий период (год, полгода, квартал).

С данной статьей можно ознакомиться по ссылке

С вариантом оформления целей Вы можете ознакомиться в таблице 1.

Таблица 1 – Пример оформления целей на 2022 год

Данную таблицу можно расширить и включить в нее такой элемент как ресурсы. Т.е. организация изначально определяет те ресурсы, которые необходимы для выполнения данной цели. Таким образом, наша таблица трансформируется в следующую (см. таблицу 2).

Таблица 2 – Пример оформления целей на 2022 год с указанием ресурсов

Добавление столбца ресурсы показывает, что мы начинаем планировать на более глубоком уровне.

Именно такой (более глубокий) подход и требует п.6.3 «Planning of Changes» ISO 9001, и всех других стандартов, построенных на его основе.

Название «Planning of Changes» можно перевести, как «Планирование изменений» или, встречал в некоторых документах, как «Управление изменениями».

Вся информация по планированным изменениям представлена в анализе со стороны руководства – скажите Вы мне.
Наличие анализа со стороны руководства и выводов (выходные данные) из него - это только малая часть управления изменениями п.6.3 стандарта ISO 9001. Предлагаю Вам определение

Переформулировав, можно сказать, что изменения – это процесс обновления внутренних процессов организации.

Изменения могут касаться как стратегических целей (стать лидером в своей области), так и локальных (замена подшипника на единице оборудования).

Современное общество меняется очень быстро.
Например, вчера было одно в тренде, сегодня другое, а завтра уже третье, которое, возможно, противоречит первым двум.

Достаточно сложно поспевать за всеми изменениями и нововведениями, но это необходимо делать обязательно.

Есть два способа соответствовать обновленным требованиям:

- Реактивный – то есть реагируем на то, что уже произошло, или проще сказать «затыкаем дыры». При данном подходе происходит отставание по времени, из-за оценки и планирования необходимых действий. А как следствие смещение фокуса с основной деятельности.

- Проактивный – направлен на предупреждение и выполнение действий до их наступления. Организация сама изнутри инициирует изменения, предугадывая к чему могут привести те или иные действия. То есть оценивает последствия первого и последующих порядков. Это необходимо, чтобы оказаться в числе лидеров.

Делаю акцент на целях, как сформулированные для исполнения, изменения. На рисунке представлена схема с последовательностью при планировании изменений.

Рисунок подчеркивает требования п. 6.3 ISO 9001:

Откуда брать информацию для изменений?

К возможным причинам для изменений могут относиться:
- требования законодательства – изменения могут происходить чуть ли не каждый месяц, например, маркировка продукции DataMatrix кодами;
- требования заинтересованных сторон – могут меняться, так же, как и законодательные требования – новый потребитель хочет, чтобы у нас был внедрен не просто стандарт ISO 22000, а схема сертификации FSSC 22000;
- стратегические цели собственников – мы как обычные работники, в большинстве случаев, их не знаем;
- конъюнктура рынка – все изменения во внешней и внутренней политике могут сказаться на бизнесе организации – санкции запрещают ввоз импортного сырья, а аналоги на рынке отсутствуют;
- анализ со стороны руководства – рассматриваемые результаты за год вносят коррективы при планировании на следующий год;
- анализ рисков и возможностей – описывает риски и возможности по конъюнктуре и требованиям заинтересованных сторон;
- внутренний аудит – наиболее полно показывает изменения, а также как эти изменения внедряются и какие возникли вопросы;
- инициатива работника – ответственный сотрудник видит несоответствие и выходит с предложением о модернизации.
- и т.д.

Как осуществлять оценку изменений?

Сама оценка может включать в себя:
1. Предварительная агрегация (сбор) всех потенциальных изменений;
Все заинтересованные лица (как правило группа HACCP) в течении 2-х недель или 1 месяца (периодичность Вы устанавливаете сами) заполняют первые 4 столбца из таблицы 3.

То есть:
а) Причина изменения – ресурс где появилось изменение;
б) Направление для развития – формулировка изменения указать ключевой вопрос (нашу «боль»). От того, какое наименование изменения, такие шаги и будут предприняты для его реализации;
в) Планируемый результат – что ожидается после внедрения данного изменения;
г) Планируемые ресурсы – указываются те ресурсы, которые могут понадобиться для реализации изменения. К данным ресурсам, как правило относят:
- Временные – оценивается время, на проведение работ (например, согласование между ремонтной службой и производством по времени простоя при ремонте оборудования, чтобы выпустить необходимый объем продукции);
- Людские – происходит оценка какое количество сотрудников необходимо для выполнения данной цели;
- Финансовые – Оценка затрат на закупку расходных материалов / запчастей, а также оплату услуг сторонней организации для проведения.

Таблица 3 – Пример оформления оценки изменений.

2. Непосредственно сама оценка изменений

После того, как определили общий перечень всех изменений необходимо произвести их «отсеивание» путем анализа необходимости внедрения, затрат на них и их необходимость. Оценка должна производиться коллегиально.

Подводя итоги настоящей статьи, хочется выделить следующее:
1 Движение – это жизнь, т.е. для процветания необходимы изменения, т.к. изменения – это необходимый процесс развития компании.

В продолжении данного тезиса, хочу привести высказывание П.Друкера «Любая экономическая деятельность рискованна. При этом защищать вчерашний день — то есть не принимать инноваций, – это гораздо более опасно, чем своими руками создавать завтрашний.»

2 Причинами изменений может стать абсолютно любая информация, полученная как извне организации, так и от внутренних сотрудников.

3 Управление изменениями должно носить системный характер и проводиться постоянно.

4 Изменения можно отнести, как частный случай Корректирующих действий – подход аналогичный, мы устраняем коренную причину выявленного несоответствия (более подробно по управлению несоответствиями можно ознакомиться по ссылке).

И в конце статьи приведу фразу У. Деминга «Совершенствоваться не обязательно – Выживание дело добровольное».