Общесистемные элементы

Документально подтвержденная информация.
Сведения и варианты реализации

В сегодняшней статье рассмотрим, что такое «документально-подтвержденная информация» (ДПИ).

При этом термины «документ», «документация», «документально-подтвержденная информация», «документированная информация» обозначают одно и тоже и носят одинаковый смысл.

В начале данной статьи рассмотрим значимость каждого элемента системы в целом для системы. В психологии существует понятие как «круг жизни» или «колесо баланса», которое используется для анализа сфер деятельности человека. Применим данный принцип и для анализа систем менеджмента смотри рисунок 1. Для примера, в качестве общесистемных элементов рассмотрим:
Лидерство руководства;
Документально-подтвержденная информация (ДПИ);
Внутренний аудит (ВА);
Оборудование;
Персонал;
Принципы HACCP;
Управление несоответствиями (НС);
Анализ со стороны руководства (АСР);
Процессный подход (ПП);
Ресурсы;
Политика, цели;
Контекст организации

Как можно увидеть из круговой диаграммы, «выпадение» хотя бы одного элемента системы, оказывает негативное влияние на всю систему в целом, а как результат и на общую скорость развития системы. Поэтому важно проводить постоянно действия, направленные на развитие и становление системы на предприятии, а также становится понятным почему важен каждый элемент системы.

В рамках абсолютно каждой системы создается достаточно большое количество документов, отсюда делаем вывод: документ может существовать без системы, а система без документов не может.

Для всех, кто начал свой трудовой путь на благо качества до 2015 года, больше знакомы термины управление документами и управление записями. Почему именно 2015 год? Это связано с появлением новой версии международных стандартов ISO 9000 и ISO 9001.

Документированная информация может быть любого формата и на любом носителе, и может быть получена из любого источника.Документированная информация может относиться к:

- системе менеджмента, включая соответствующие процессы;
- информации, созданной для функционирования организации (документация);
- свидетельствам достигнутых результатов (записи).

П. 7.5 ISO 9001:2015 определяет: «Система менеджмента качества организации должна включать:

- документированную информацию, требуемую стандартом ISO 9001;
- документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.

Не стоит забывать, что объем документированной информации для системы менеджмента может отличаться в разных организациях в силу:

- размера организации и вида её деятельности, процессов, продукции и услуг;
- сложности процессов и их взаимодействия;
- компетентности персонала.

При создании и актуализации документированной информации организация должна обеспечить соответствующие:
a) идентификацию и описание (например, заголовок, дата, автор или ссылочный номер);
b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графики) и носитель (например, бумажный, электронный вид);
c) анализ и утверждение с точки зрения пригодности и адекватности.»

Кроме документа «Управление документированно-подтвержденной информацией» целесообразно создать отдельный документ «Правила оформления документации». Данный документ включает все важные элементы, такие как:

- формат документа;
- шрифт, с помощью которого составляется документ;
- состав документа (обязательные элементы документа);
- место хранения (сервер, шкаф для документов и т.д.);
- формат хранения;
- и т.д.

Например, на рисунке 2 представлено содержание внутреннего документа «Управление документированно-подтвержденной информации». Содержание включает в себя все обязательные элементы, включенные в «Правила оформления документации».

Идентификация осуществляется путем размещения на каждом листе документа, таблицы с реквизитами. Заполненная таблица представлена на рисунке 3.

Документированная информация, требуемая системой менеджмента качества и стандартом ISO 9001, должна находиться под управлением для обеспечения того, что она:

a) доступна и пригодна для применения там, где и когда она необходима;

b) адекватно защищена (например, от потери конфиденциальности, ненадлежащего использования или потери целостности).»

В качестве простого и относительно дешевого варианта реализации требований применяются следующие способы:

- предоставление доступа всем заинтересованным сторонам на ресурс (сервер, облако и т.д.), где выложены отсканированные версии актуальных на сегодняшний день документов;

- выдача копий утвержденных документов сотрудникам, которые используют данные документы в повседневной деятельности.

Использование пакета Microsoft Office (Excel, Word) достаточно широко применяется для учета и ведения учета действующих на предприятии документов. В качестве подсказки предлагаю использование режим «Исправления» в Microsoft Word. При включении данного режима появляется возможность отследить, кто и какие правки вносил до момента принятия или отмены исправлений.

Бумажно-электронный учет документации был и остается наиболее распространенным форматом ведения документации, не исключение и предприятие, где тружусь сам. При этом у нас осуществляется учет выдачи регламентных документов, используя форму, представленную в таблице 1.

В современный век высоких технологий все больше компаний переходят на электронный документооборот, который позволяет:
- своевременно информировать о необходимости актуализации документов
- показывать все этапы прохождения согласования документа- показывать вносимые правки на каждом этапе в документ.

Как Вы понимаете это достаточно затратное мероприятие как финансово, так и организационно.

Согласитесь, куда удобнее пользоваться одним программным продуктом, в котором учтены все требования нормативных документов. Одним из таких продуктов является программное обеспечении «АУДИТ СМ», или которое называют рабочим местом внутреннего аудитора, включает в себя перечень разработанной ДПИ. Указание сроков действия документов и визуальная сигнализация помогает при работе.

Мы с Вами рассмотрели практический способ соблюдения требований международного стандарта ISO 9001:2015. А теперь представим весь процесс управления документацией в виде схеме, можно ознакомиться на рисунке 4.

На рисунке 5 представлена схема управления документацией, но уже с применением цикла PDCA.

По факту, управление ДПИ, включает в себя как документацию (в которой описаны деятельность / процесс), так и записи (формы, отчеты, журналы и т.д.), которые служат для подтверждения проведенной деятельности.

Все мы связаны с разработкой и актуализацией документации в области системы менеджмента, а также своей повседневной деятельности предприятия, и понимаем насколько важно разработать документ, в котором наиболее полно и понятно описан процесс работы со всеми документами предприятия. При этом надо не забыть, что он должен быть и кратким, об этом еще говорил сам Чехов А.П.

В своей профессиональной деятельности встречал огромные талмуды – документы, где присутствуют огромные блок-схемы, описывающие действия с документами в различных ситуациях.

И как не трудно догадаться, каждому сотруднику, чтобы разобраться с данным документом потребуется потратить достаточно много времени и сил, но при этом все равно останутся вопросы, которые смогут решиться, в лучшем случае, после того как ответственный сотрудник своими ногами пройдет весь путь от создания документа, до его утверждения и актуализации. А как следствие такой документ создан только для того чтобы соблюсти формальный признак.

Одной из возможных альтернатив блок-схем являются таблицы. Данной альтернативой воспользовался сам при описании процесса работы с документами. Результат представлен в таблице 2.

Предлагаемый вариант таблицы хорошо подходит для небольших предприятий.

Применение таблицы 2 и описание процесса, представленного на рисунке 4, лежат в основе документа, разработанного мною.

Не стоит также забывать, что документ – это живой организм, который живет своей жизнью, и чем понятнее он будет составлен, тем проще ему будет вплестись в общую работу предприятия, а как следствие им будут пользоваться чаще.

Приспособленность документа к работе давайте сравним с тем, как «дышит» документ:

- полной грудью (полностью рабочий документ, который используется в качестве помощника),

- с помощью прибора искусственной вентиляции легких (документ носит формальный характер и достается только на время проверки).

* Уровни документации носят условное деление.
** Документы необходимо рассматривать не только новые, но и актуализацию и / или внесение правок

Необходимо обеспечить, чтобы персонал не только понимал процесс управления документированно-подтвержденной информацией, но и применял это на практике.
Самой простой способ донести нужную информацию - обучение персонала. А вот как это организовать рассмотрено в статье "Обучить нельзя уволить"