Прочие статьи

Программное обеспечение "АУДИТ СМ". Описание

Стандарты серии ISO, регламентирующие разнообразные системы менеджмента, широко вошли в нашу жизнь. Данные стандарты содержат требования, руководства или рекомендации, касающиеся управления процессами в различных сферах, например, в области качества (ISO 9001), экологии (ISO 14000), безопасности пищевой продукции (ISO 22000), охраны труда и техники безопасности (ISO 45001), обеспечения информационной безопасности (ISO/IEC 27001), и т.д. Многие компании уже внедрили конкретную или интегрированную систему менеджмента.

Придерживаясь принципов и требований, рассмотренных в стандарте ISO 9001 (независимо от года издания), необходимо выполнять как минимум следующие действия:
– ведение базы документально подтвержденной информации – документов и записей, описывающих, а также подтверждающих всю деятельность предприятия;
– планирование и проведение внутренних аудитов на предприятии;
– организация работ по управлению несоответствиями (выявление, регистрация, определение коренной причины несоответствия, определение требуемых действий, назначение ответственного за выполнение данных действий, проверка после выполнения, контроль за повторением ситуации в дальнейшем);
– сбор данных по деятельности предприятия за промежуток времени (как правило, год) и их представление для анализа руководством.

Каждое предприятие само определяет, как будет вести всю документально подтвержденную информацию. Основными способами являются бумажное ведение, электронное или их сочетание. В современный век высоких технологий, а также в ситуации, связанной с мировой экономикой, все больше компаний и организаций переходят или планируют перейти на электронный документооборот.

При электронном документообороте применяется специализированное программное обеспечение (далее ПО). Применение специализированного ПО, используемого при любом способе ведения документально подтвержденной информации, позволяет:
– снизить вероятность ошибок по сравнению с ведением записей в бумажном и/или электронном виде без специализированного ПО;
– заполнять всю необходимую информацию только один раз, без дублирования;
– сократить временные и трудовые затраты на ведение и архивирование записей;
– планировать, организовывать процесс внутренних аудитов на предприятии;
– вести все выявленные несоответствия в единой базе несоответствий;
– защитить все данные от несанкционированного доступа и хранить на сервере предприятия.

Все рассмотренные выше преимущества также присутствуют в программном обеспечении «АУДИТ СМ».

Кроме рассмотренных выше преимуществ, оно включает в себя следующие возможности:
– планирование внутренних аудитов;– подготовка внутренних проверок (аудитов);
– проведение внутренних аудитов (проверок) на местах;
– сохранение всех заполненных чек-листов;
– проведение мероприятий по регистрации и управлению несоответствиями на всех этапах/процессах системы (начиная с закупок и закачивая получением обратной связи от конечных потребителей);
– анализ результатов внутреннего аудита;
– предоставление доступа к данному ПО только сотрудникам, имеющим пароль;
– учет нормативной документации предприятия;
– визуальная сигнализация об истекших сроках выполнения коррекции/корректирующих действий, сроках действия внутренних нормативных документов.

Рассмотрим последовательность действий при работе с данным ПО.

Перечень справочников программного обеспечения:
– Сотрудники – указываются фамилия, имя, отчество, а также должность, пароль для входа в систему; является ли данный сотрудник аудитором;
– Подразделения – перечень подразделений предприятия;
– Стандарты – перечень требований, по которым будет проводиться аудит, с указанием вопросов по каждому пункту стандарта, на рисунке представлен внешний вид при заполнении справочника Стандарты;
– Нормативные документы – перечень нормативных документов предприятия с указанием срока действия самого документа.

На данном этапе происходит:
– создание плана ВА с указанием подразделения, даты планового аудита в течение года, а также ответственного за проведение внутреннего аудита;
– создание программы ВА с заполнением данных по цели аудита, методам аудита, требуемым пунктам стандарта/ов для проверки, несоответствиям с предыдущего аудита;
– создание чек-листов для ВА: выбираются и/или составляются вопросы к каждому пункту стандарта;
– заполнение чек-листов после проведения аудита с указанием всех свидетельств аудита или выявленных несоответствий, с указанием коррекции и/или корректирующих действий и сроков их устранения.

Каждое действие с данного этапа подтверждается созданием определенных форм с возможностью отправить их на печать и сохранить себе на компьютер/сервер.

На стадии реализации  вопрос по отправке всех документов по планированию ВА поступает на почту непосредственного исполнителя.

Данный этап позволяет:
– вести все записи по выявленным несоответствиям в едином журнале;
– указывать для дальнейшего анализа этап, когда было выявлено несоответствие: аварийная ситуация, внешний аудит, внутренний аудит, жалоба/рекламация, мониторинг ККТ/ОППУ, обращение, повседневная деятельность, санитарный аудит, сертификационный/надзорный аудит;
– указывать коренную причину появления данного несоответствия;
– определить последствия при выявлении несоответствия;
– определить коррекцию/корректирующие действия по выявленным несоответствиям с указанием ответственного и сроков реализации коррекции/корректирующих действий;
– по факту заполнения журнала формировать отчет о несоответствии, который можно распечатать и подписать у всех заинтересованных сторон.

Преимуществом данного этапа также является возможность переноса информации из раздела «Внутренний аудит» без повторного ввода данных.

Подготовка отчетов, которые позволяют представлять подготовленную информацию, в том числе и для анализа со стороны руководства.

В качестве предустановленных отчетов:
– список аудиторов;
– список вопросов для внутреннего аудита;
– список внутренних нормативных документов;
– план внутренних аудитов;
– перечень несоответствий.

Предлагаемое ПО выполнено в соответствии с требованиями стандарта ISO 19011:2018.

При всем описанном выше функционале системные требования минимальные:

Сервер: ОС Win7Intel Core-i34Gb ОЗУ

Пользовательский ПК: ОС WinXPIntel Core-i32Gb ОЗУ.

Причем в качестве сервера может служить любой пользовательский ПК

Таким образом, требования к серверу и пользовательскому ПК минимальны, а многие существующие на предприятии ПК имеют более высокие характеристики.

Данное программное обеспечение можно использовать при внедрении и поддержании любой системы, построенной на соответствии с требованиями стандарта/ов серии ISO.