Анализ со стороны руководства.
Что это такое?

Общесистемные элементы

Будет представлено много текстовой информации и могут возникнуть вопросы по их обработке

Далее по тексту под системой менеджмента (СМ) подразумевается любая система менеджмента или их комбинации, внедренная на предприятии.

Далее по тексту под системой менеджмента (СМ) подразумевается любая система менеджмента или их комбинации, внедренная на предприятии.

Все представленные примеры взяты из документов действующей системы менеджмента безопасности пищевой безопасности, в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 22000.

Анализ со стороны руководства (АСР) / Анализ высшим руководством – сводный документ по деятельности системы менеджмента и самого предприятия за отчетный период, как правило – 1 год.

Наличие документа по АСР – это требование стандартов серии ISO, к составлению которого привыкли и служба качества, и руководители предприятия.

Многие сотрудники и предприятия рассматривают создание данного документа как «обязаловка» и в нем отсутствует смысл. Возможными причинами такого подхода являются отсутствие понимания или забывчивости, что все показатели системы менеджмента — это в том числе и показатели работы всего предприятия в целом. То есть анализ со стороны руководства необходимо рассматривать с точки зрения развития предприятия и в него необходимо включать многие показатели деятельности предприятия, например, количество выпущенной продукции.

При планировании, а также во время работы с анализом со стороны руководства, могут возникнуть сложности в:

- определении объема и номенклатуры предоставляемой информации для анализа;
- получении предоставляемой информации от сотрудников в установленные сроки.

А теперь рассмотрим указанные сложности подробнее.

Казалось бы, что может быть проще чем взять требования стандарта и выполнить все его пункты – это первая реакция каждого человека при ответе на первый вопрос.

Но не тут-то было, каждый из пунктов включает в себя множество дополнительных подвопросов, о которых с первого взгляда даже и не подумаешь.

В соответствии с требованиями стандарта ISO 22000 на АО «РеалКапс» разработан внутренний документ, в котором описан процесс сбора информации для АСР, представлен примерный перечень вопросов, которые должен включать в себя отчет, а также примерная структура документа, включающая в себя 3 элемента:

- входные данные;
- сам отчет;
- выходные данные.

В качестве входных данных для анализа служат:

I. Документация систем менеджмента:

II. Записи по системам менеджмента

Сам отчет включает:

Статус действий предыдущих анализов со стороны руководства (9.3.2.a)

Изменения внешних и внутренних проблем, имеющих отношение к СМБПП, включая изменения в организации и ее контексте (9.3.2.b)

Информация о производительности и эффективности СМБПП, включая тенденции

Результата (-ов) мероприятий по обновлению системы;

Результатов мониторинга и измерения;

Анализа результатов действий по верификации, связанных с ППУ и планом управления опасности (см. 8.8.2);

Несоответствий и корректирующих действий;

Результатов аудита (внутреннего и внешнего;

Проверок (например, нормативных, со стороны клиентов)

Производительности внешних поставщиков;

Обзора рисков и возможностей и эффективности мер, предпринятых для их решения (см. 6.1);

Степени выполнения задач СМБПП

Достаточности ресурсов

Любой произошедшей чрезвычайной ситуации, случайности или изъятия / отзыва

Соответствующая информация, полученная посредством обмена информацией с внешними организациями и обмена информацией внутри организации, включая запросы и жалобы от заинтересованных сторон

Возможности постоянного улучшения

В качестве выходных данных анализа могут служить:

1. Пересмотр политики и/или целей в области СМ (в качестве возможных формулировок можно использовать следующие фразы:
- Политика в области СМ актуальна на следующий год.
- Цели на следующий год изложить в следующей редакции.

2. Мероприятия, направленные на повышение результативности действующей СМ:

3. Необходимые ресурсы для результативного функционирования СМ:
перечисляются все необходимые ресурсы (временные, трудовые, финансовые, организационные), которые понадобятся в следующем периоде.

Как Вы видите представленная выше информация позволяет наиболее полно предоставить всю документально подтвержденную информацию, требуемую стандартом.

Фрагмент заполненного анализ со стороны руководства представлен на рисунке.

Полученная статистическая информация должна накапливаться и анализироваться, как минимум по сравнению с предыдущим отчетным периодом.

При рассмотрении второй сложности (получение предоставляемой информации от сотрудников в установленные сроки) сталкиваемся со следующим:
- Сотрудник службы качества, как правило, с начала декабря начинает требовать ото всех сотрудников о необходимости предоставления всех данных, для их анализа, с целью составления по ним отчета.
- Для предоставления необходимого объема информации, сотрудник должен отвлечься от своей основной работы и предоставить какой-то набор данных для службы качества. Как уже отмечалось ранее, что сотрудники далеко не всегда понимают зачем это надо.

Самый простой механизм для снижения вероятности ошибок, а также разгрузки специалистов от предоставления информации – автоматизация и правильное ведение требуемой документально подтвержденной информацией во время повседневной деятельности, например, ведение всех записей в таблицах Excel или специализированном программном обеспечении.

Специализированное программное обеспечение «АУДИТ СМ», один из возможных вариантов, позволяющий получать отчеты (по управлению несоответствиями, внутреннему аудиту на предприятии) в автоматическом режиме.

Уверен, что после знакомства с настоящей статьей у Вас появилось понимание почему одним из первых документов, который просит предоставить аудитор при сертификационном и/или надзорном аудите – это анализ со стороны руководства.

В результате проведенных сертификационного и двух надзорных аудитов замечаний и несоответствий по содержанию анализа со стороны руководства не выявлено