Общесистемные элементы

Внутренний аудит.
Последовательность действий и нюансы разработки процесса внутреннего аудита

На этой странице представлены:

На многих предприятиях Внутренний аудит используют только для подготовки предприятия к сертификации и/или подготовке к надзорному аудиту, и носит формальный признак.
На самом деле функционал, заложенный в процесс внутреннего аудита, намного глубже и шире понимания большинства сотрудников. Он относится к одному из основных элементов развития системы менеджмента на предприятии, а как следствие и самого предприятия.
Правильно выстроенная Система менеджмента со всеми ее элементами, помогает всем успехам и смягчает спады предприятия.

Внутренний аудит не может существовать без управления несоответствиями, которые являются обязательным элементом при проведении внутренних аудитов.

Управление несоответствиями в свою очередь может являться и отдельным процессом, когда несоответствия выявляются вне рамок внутреннего аудита.

Процесс управления несоответствиями рассмотрен в статье «Организация процесса управления несоответствиями. проблемы и способы реализации».

Под внутренним аудитом (проверкой) систем менеджмента следует понимать аудит (проверку) систем менеджмента, проводимый самим Предприятием (или от ее имени сторонней организацией) для внутренних целей, так называемый аудит (проверка) «первой стороной».

Взаимосвязь внутреннего аудита и управления несоответствиями показано на рисунке 1

В соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001 (п.0.3.2):
Цикл PDCA может быть применен ко всем процессам и к системе менеджмента качества в целом.
Цикл Деминга PDCA (известный еще как, концепция постоянного улучшения) это аббревиатура от
Plan – Do – Check – Act или по-русски:
планируй – выполняй – контролируй – анализируй.

На рисунке 2 представлена схема организации внутреннего аудита на предприятии с учетом цикла Деминга. При использовании данного цикла становится понятно, какое действие следует выполнять и на каком из этапов, а как следствие структурирует деятельность по внутреннему аудиту. Использование цикла Деминга позволяет постоянно развивать и совершенствовать любую деятельности, в том числе и система менеджмента предприятия.

Организация процесса внутреннего аудита требует следующих вводных данных:
- перечень сотрудников – внутренних аудиторов;
- результаты предыдущих проверок (если они проводились ранее);
- перечень вопросов по проверяемому(ым) стандарту(ам) и дополнительным требованиям.

Перечень вопросов по стандарту ISO 22000:2018 и технической спецификации ISO/TS 22001-2:2009 можно получить заполнив небольшую форму;

- перечень внутренних документов с описанием требований проверяемого(ых) стандарта(ов).

При организации внутреннего аудита
используется следующая последовательность:

Подготавливается и издается приказа о назначении главного аудитора и группы аудиторов – сотрудников, которые будут проводить внутренний аудит на предприятии

Осуществляется подбор организации, которая проведет обучение сотрудников требованиям к проведению внутренних аудитов, в соответствии с ISO 19011.
Также необходимо, чтобы у группы внутренних аудиторов было понимание внедряемого стандарта (например, ISO 22000) и/или их сочетания (например, интегрированная система менеджмента на соответствие требований стандартов ISO 22000 и ISO 9001);

Как организовать процесс обучение персонала на предприятии рассмотрено в статье "Обучить нельзя уволить"

Проводится анализ выходных данных с предыдущих аудитов и/или анализа со стороны руководства по результатам анализа – вносятся правки по проверяемым пунктам стандартов (добавляются и/или удаляются), изменению группы аудиторов, времени на проведение аудита, а также анализируются выявленные несоответствия и определяются процессы/подразделения, где они еще могут появиться и другие данные

Составляется план внутреннего аудита на определенный период (как правило, на год) – с указанием проверяемого подразделения / процесса организации и пунктов стандартов, которые необходимо проверить в данном подразделении / процессе, в том числе и с учетом анализа программы ВА прошлого отчетного периода;

Согласовывается план внутреннего аудита со всеми подразделениями / владельцами процессов;

Утверждение плана внутреннего аудита главным аудитором, руководителем предприятия;

Составляется программа ВА, перед проведением внутреннего аудита в подразделении / процесса;

Ознакомление руководителя проверяемого подразделения / владельца процесса о проведении ВА, в котором указывается дата проведения проверки, количество запланированного времени, главный аудитор и группа аудиторов, а также цель аудита, перечень проверяемых пунктов стандарта, несоответствия с предыдущего аудита (в случае их наличия), которые подлежат проверке;

Составление чек-листа внутреннего аудита проверяемого подразделения, с указанием вопросов по проверяемым пунктам стандарта и ссылками на внутренние документы (положения. Процедуры, инструкции и т.п.). При формировании чек-листа следует учитывать, что при проверке разных подразделений по одному пункту вопросы могут отличаться

Проведение проверки / аудита в подразделении / процессе:
- вводное совещание,
- проведение проверки степени соответствия требованиям внутренних документов и выполнения данных требований,
- заключительное совещание
- представление результата проверки подразделения / процесса,
- определение коррекции / корректирующих действий);
- заполнение чек-листа ВА наблюдениями, часть из которых являются несоответствиями;

Проведение анализа каждого выявленного несоответствия и определение коренной причины невыполнения установленного требования;
Проведение проверки выполнения всех запланированных действий по результатам анализа несоответствия (коррекция / корректирующие действия).

Вся заявленная деятельность в рамках внутреннего аудита требует ведения записей:
- план ВА (рисунок 3),
- программа ВА – уведомление о ВА (рисунок 4),
- чек-листы (рисунок 5),
- а также все действия по управлению несоответствиями (отчет о несоответствии, журнал регистрации несоответствий).

Сбор и анализ данных для анализа со стороны руководства включает сопоставление плана внутреннего аудита с его результатами:
- все ли подразделения/процессы были проверены, хотя бы один раз?
- проводился ли внутренний аудит в установленные сроки?
- какое количество аудитов проведено?
- сколько времени фактически потрачено на проведение каждого внутреннего аудита?
- какие изменения по группе аудиторов произошли за отчетный период?
- какие несоответствия были выявлены?
- какое количество несоответствий повторяются?
- и т.д.

Рассмотренные выше вопросы, для анализа со стороны руководства, является примерным и подлежит актуализации, в зависимости от отрасли предприятия, его специфики и многих других факторов.

Рассмотренная выше последовательность действий описывает порядок при проведении планового внутреннего аудита. Кроме планового может проводиться и внеплановый внутренний аудит.

Причинами для внепланового внутреннего аудита могут быть:
- проверка выполнения одного из пунктов по всему предприятию;
- несоблюдение или грубое нарушение одного или нескольких требований стандарта;
- жалоба критического характера и т.д.

При внеплановом аудите рекомендуется следующий порядок:
- выявление потребности во внеплановом аудите – причина аудита, проверяемое подразделение / процесс;
- уведомление проверяемого подразделения / процесса;
- составление чек-листа внепланового аудита;
- проведение внутреннего аудита;
- регистрация результатов проведенного внутреннего аудита;
- управление несоответствиями;
- сбор и анализ данных для анализа со стороны руководства и входные данные для плана внутреннего аудита на следующий отчетный период.

Как видно из схемы (рисунок 2) следующим этапом внутреннего аудита является работа с несоответствиями.

Выполнение всех действий, в рамках внутреннего аудита и управления несоответствиями, требует дисциплины и времени. Снижение трудовых, временных затрат происходит с применением автоматизированных систем и/или перевода работы в программное обеспечение.

Представленные формы являются минимальными при использовании специализированного программного обеспечения «АУДИТ СМ».

По ссылке Вы можете ознакомиться с процессом организации и формирования анализа со стороны руководства а также его использование при развитии системы.