Организация процесса
"Управление несоответствиями".
Проблемы и способы реализации

Общесистемные элементы

В прошлой статье мы ознакомились с одним из первых документов, необходимых при внедрении и построении системы менеджмента - документированно-подтвержденная документации

Управление несоответствиями может рассматриваться как самостоятельный процесс, а также как элемент процесса внутреннего аудита, но последовательность действий остается одинаковой.

При возникновении любой деятельности появляются и несоответствия, хотя их все могут называть по-разному: нарушение, невыполнение требований, косяки и т.п. При разработке и внедрении любой из систем менеджмента, каждое предприятие сталкивается с системным понятием несоответствие и вместе с этим появляется необходимость ими управлять.

Несоответствия являются обязательным элементом каждой системы.
Еще Э. Деминг озвучил:

Также в стандарте ISO 9001:2015 (п. 8.7) имеется требование: Организация должна сохранять документированную информацию о мерах, принятых в отношении несоответствующих выходов, продукции и услуг, в том числе на любые полученные разрешения на отклонение и на лиц или органов, принявших решение о работе с несоответствиями.

Интерпретировав требований стандарта представим процесс управления несоответствиями следующей схемой на рисунке

Как видно из схемы, управление несоответствиями намного шире, нежели выявление несоответствия, наказание невиновных, и награждение безучастных.

Рассмотренная схема позволяет не допустить следующие проблемы, с которыми столкнулся я, в своей профессиональной деятельности:

- не все несоответствия известны инженерно-техническим работникам – сотрудники не информируют о несоответствии;
- отсутствие фиксации выявленных несоответствий;
- отсутствие информирования ответственного за реализацию коррекции / корректирующих действий о необходимых действиях;
- неправильное определение коренной причины выявленного несоответствия;
- отсутствие контроля после выполнения коррекции / корректирующих действий.

Поэтому первым шагом в управлении несоответствиями является привитие у персонала потребности об информировании руководства о произошедшем. Потому как у сотрудников, как правило, первой мыслью будет: «меня накажут – лучше промолчу».

Когда персонал молчит это создает риск выпуск небезопасной и/или некачественной продукции. Чем раньше будет выявлено несоответствие, тем дешевле обойдется для предприятия переделки. Каждое несоответствие является риском и возможностью для предприятия. Все зависит от подхода руководства к сложившимся ситуациям.

Идеальным случаем является устное информирование о произошедшем и/или фиксация о произошедшем в документе, который фиксирует все нюансы работы за смену – журналы, техкарты, выработка за смену и т.п.

Также хорошей практикой считается работа на предупреждение несоответствий, путем создания реестра несоответствий и оценка степени влияния каждого из этих несоответствий на выпуск безопасной и качественной продукции.

Решением второй проблемы, как отсутствие фиксации выявленных несоответствий, является определение всех элементов процесса, информирование ответственного сотрудника, а также создание журнала или единой базы выявленных несоответствий.

Вариант заполненного журнала регистрации несоответствий представлен на рисунке 2

При формировании Отчета о несоответствии (Рисунок 3) отдельным пунктом идет подпись лица ответственного за КиКД, тем самым решается третья из возможных проблем – происходит ознакомление сотрудника ответственного за КиКД, тем самым он не сможет «слиться» и сказать, что такого не было.

При работе с несоответствиями одним из важных элементов – это правильное установление коренной причины несоответствия. Одним из вариантов решения кроется в системном и методичном подходе по регистрации и анализе каждого варианта возможной коренной причины.

Наличие аналогичного несоответствия показывает, что коренная причина определена неправильно, и требует повторного анализа всех возможных причин, а как следствие и повторных коррекции и корректирующих действий. Определить повторяется ли данное несоответствие удобнее в базе / едином журнале несоответствий (Рисунок 2).

Некоторые компании подходят к вопросу управления несоответствиями с формальной точки зрения. Данный подход не позволяет системно относиться к несоответствиям и в результате не приносит результата, заложенный в стандартах серии ISO, а как следствие и отрицательные результаты не только для системы в целом, но и для предприятия, т.к. отсутствует развитие.

Ведение всех необходимых записей:
- журнал регистрации несоответствий;
- отчет о несоответствии;
- а также всевозможные отчеты и статистические данные удобнее с использованием адаптированных под требования стандарта таблицы Excel или специализированное программное обеспечение.

Самым "плохим" результатом по результатам выявленного несоответствия и его расследования - Отзыв продукции

При использовании Excel возникают следующие нюансы:

- сложность в определении сотрудника, который вносил правки, а также когда и какие именно;
- с увеличением количества записей растет и объем занимаемого места на сервере, причем в геометрической прогрессии. А как следствие приводит к снижению производительности при работе с формами;
- требуется постоянное снятие и/или установка пароля на тот или иной файл / книгу, чтобы защитить их;
- исправлять моменты от пользователей и фразы: «А ОНО САМО!».
- постоянно привлекать специалиста, который умеет пользоваться Excel и объяснять ему какие правки необходимо внести.

Рассмотренные выше формы включены в программное обеспечение «АУДИТ СМ».
Статья, посвященная программному обеспечению АУДИТ СМ.

В заключении хотелось бы отметить основные тезисы:

1. Несоответствий не стоит бояться – это обязательный элемент для постоянного развития системы.
2. Работа с несоответствиями – это процесс развития системы и предприятия.
3. Несоответствия целесообразно рассматривать с точки зрения потенциала роста!
4. Рассмотренные проблемы носят условное деление и выделить из них главные и второстепенные сложно – грань очень узкая. Необходимо решать вопросы системного характера.

При разработке и внедрении СМБПП необходимо разрабатывать следующие виды документов:
- работа с обращениями;
- действия персонала при аварийных и чрезвычайных ситуациях;
- бдительность и биотерроризм...

В основу данных документов положен управление несоответствиями, поэтому незабывайте регистрировать все выявленные несоответствия в общем журнале несоответствий.